Sin duda ser electo como miembro de la Junta Directiva de un edificio o residencial es un honor, pero a la vez es una tarea que acarrea importantes responsabilidades: elaboración de presupuestos, reuniones, revisión de informes, firmas de cheques, llevar actas, aprobación de presupuestos y demás. Cuando todas estas responsabilidades que abarcar toda la comunidad se centran en un pequeño número de propietarios la tarea en general puede volverse desgastante, causando en muchas ocasiones que los miembros se retiren o renuncien antes de tiempo cargando la responsabilidad general en menos personas.
En mis años en el negocio de administración de propiedades horizontales he podido ver cómo funcionan muchas juntas directivas y rescatar algunas ideas que pueden hacer esta tarea más llevadera:
- Fomenten Comités de Apoyo: Los comités de apoyo son una herramienta útil al momento de generar ideas y dividir el trabajo de una Junta Directiva. Es común tener en las comunidades de vecinos comités que trabajen de la mano con la Junta Directiva y Administración: comité de eventos, comité de seguridad, comité de administración. La conformación de estos comités está permitida en la Ley 31 de 2010 que regula el régimen de propiedad horizontal en Panamá y bien llevados pueden ser de mucha utilidad.
- Desarrollen métodos efectivos de comunicación: Utilizar herramientas de comunicación que agilicen el intercambio de información y respuestas es de utilidad. Por ejemplo, un grupo de WhastsApp bien llevado con un monitor y reglas de uso que respeten el tiempo y horas puede ser una herramienta de utilidad para no tener que esperar a una reunión mensual para tomar decisiones o avanzar en la discusión breve de algunos temas. Igualmente crear un correo electrónico único para la Junta Directiva al que tengan acceso todos los miembros permite separar la información de la propiedad del correo personal o de trabajo.
- Desarrollen camaradería: Desarrollar relaciones de amistad y camaradería entre los directivos puede hacer la tarea de dirigir un PH más amena y menos tediosa. Rompan la rutina realizando reuniones en algún restaurante o mejor aún, brindando con una copa de vino.
- Apóyense en la Administración: La Administración contratada en su Edificio posee de seguro la experiencia para asesorarlos y emitir recomendaciones al momento de la toma de decisiones o discusión de ideas. Incorporen a la administración en este proceso y no la limiten únicamente a ejecutar directrices.
- Elaboren un plan de trabajo: De la misma forma come en una empresa se trabaja en base a un “plan de negocios”, un Edificio o Residencial requiere de un plan de trabajo desarrollado en conjunto entre la Junta Directiva y la Administración. Este plan de trabajo permite mayor organización, fijación de metas y la elaboración presupuestos adecuados.
- Infórmense sobre sus deberes y responsabilidades: Antes de asumir el reto y responsabilidad de ocupar un puesto en la Junta Directiva, infórmense sobre las obligaciones y responsabilidades del puesto. De esta forma estarán seguros de poder asumir el honor de servir a su Edificio o Residencial. En nuestra próxima nota profundizaremos más sobre estos deberes y responsabilidades.
Feliz fin de semana!
